Conheça as principais regras de um bom gerenciamento de estacionamento e mantenha sua operação eficiente e lucrativa.
Gerenciar seu estacionamento com eficiência traz vantagens consideráveis e, além disso, garante as práticas essenciais para o bom funcionamento do pátio.
Nesse sentido, uma gestão eficaz oferece diversos benefícios. Por outro lado, quando o gerenciamento é ruim, os prejuízos aparecem. Dessa forma, administrar bem deixa de ser apenas uma escolha e se torna, portanto, uma necessidade vital para o negócio.
Por isso, apresentamos aqui regras para gerenciar seu estacionamento. Você pode segui-las ou adaptá-las, conforme a sua realidade, para assim evitar problemas e obter mais benefícios.
1 Manter um registro de entradas e saídas
Registrar receitas e despesas com precisão ajuda a entender o momento atual da empresa, prever gastos e planejar o futuro. O registro eficiente de entradas e saídas é um ponto básico para um bom gerenciamento.
Mesmo com saldo positivo, você deve verificar se o faturamento condiz com o movimento e eliminar despesas desnecessárias para lucrar mais.
É fundamental, ainda, imunizar as contas da empresa de possíveis fraudes. Onde não há controle adequado de entradas e saídas, brechas de segurança surgem para exploração. É fundamental, ainda, imunizar as contas da empresa contra possíveis fraudes. Afinal, onde não há controle adequado de entradas e saídas, inevitavelmente surgem brechas de segurança para exploração. Certamente, sua equipe pode ser extremamente confiável; no entanto, essa garantia de segurança deve existir mesmo que você nunca precise utilizá-la.
Registros detalhados ajudam a identificar a origem do faturamento, os horários de maior movimento e os pontos que precisam de melhoria.
Nesse caso, registrar todos esses dados manualmente seria inviável; por outro lado, um sistema de estacionamento extrai essas e outras informações automaticamente.
2 Criação e avaliação de relatórios financeiros
Ter o controle e o registro das entradas e saídas, não é, por si só, o suficiente para entender as finanças da empresa. Periodicamente, o gestor deve analisar os dados registrados para obter um panorama da realidade financeira da empresa por meio de relatórios.
Relatórios financeiros permitem comparar receitas e despesas, avaliar variações temporais e planejar estratégias para equilibrar as contas da empresa.
Você pode criar uma rotina de confecção e análise desses relatórios, como por exemplo, uma vez por semana e a cada trimestre. O relatório semanal ajuda a analisar dados recentes e a tomar decisões que possam promover mudanças mais rápidas. No relatório trimestral, você analisa o desempenho financeiro em longo prazo, identifica tendências e elabora planos de ação eficazes.
A empresa precisa automatizar tanto o registro de entradas e saídas quanto a elaboração de relatórios. Não que seja impossível realizar essas tarefas de forma manual, mas isso consumirá tempo e recursos desnecessários, além de potencializar os erros. Dentre as formas de manter registros e relatórios de forma mais eficiente, estão:
SISTEMA DE ESTACIONAMENTO
Registra e faz relatórios de forma automática, sem intervenção humana e livre de erros.
SISTEMAS DE GESTÃO ONLINE
Uma forma prática de manter registros, que oferece diversos recursos, mas não é específica para estacionamentos. Necessita de alguém para dar entrada manual nos dados.
PLANILHA DE CONTROLE FINANCEIRO NO EXCEL
De baixo custo, mas com menos recursos que os sistemas online e sem muita flexibilidade para quem não sabe criar fórmulas no aplicativo.
3 Realização de treinamento de pessoal
Para manter a organização do pátio e a eficiência das operações, você deve treinar bem a sua equipe de funcionários. Uma equipe que sabe o que faz melhora a qualidade do serviço prestado, além de ser fundamental para um bom gerenciamento do estacionamento.
Sua equipe deve operar adequadamente os equipamentos do dia a dia, como totens, cancelas automatizadas e softwares de gestão. A equipe deve também saber lidar com o fluxo de trabalho e ter a capacidade de reconhecer problemas potenciais de segurança e perda de receita.
Sem automação, um funcionário treinado deve registrar os dados diariamente. Esse encarregado precisa de preparo para evitar erros de digitação.
O treinamento deve ser contínuo e não ocasional. Você precisará rever os tópicos desses treinamentos e reforçar o conteúdo ensinado anteriormente. Mantenha uma agenda de treinamentos. Evite sessões excessivamente longas, frequentes ou realizadas fora do horário de trabalho dos colaboradores.
4 Cuidar da manutenção e da segurança
A segurança e a manutenção do pátio evitam prejuízos com danos aos veículos, roubos e furtos, garantindo a saúde do negócio.
Esses eventos podem gerar perdas significativas de recursos, que são inesperadas e podem até mesmo inviabilizar a operação. Furtos nos veículos e colisões podem gerar, além de prejuízos financeiros, problemas com a justiça por meio de processos.
Indiretamente, problemas no pátio afugentam clientes e mancham a reputação da empresa, reduzindo drasticamente o movimento e os lucros. Isso é válido também para instalações com pouca manutenção. Um estacionamento com má aparência transmite falta de profissionalismo, descuido com o cliente e sensação de insegurança aos usuários.
5 Utilização de tecnologias de automação
Sistemas automatizados elevam a gestão a outro nível. Eles melhoram todos os processos do pátio e aumentam significativamente a lucratividade.
Vamos dar como exemplo as demais regras para um gerenciamento de estacionamento eficiente que já citamos aqui.
Registro de entrada e saída
Com esses sistemas, não é necessário realizar nenhum registro de forma manual. Com equipamentos interligados, o sistema registra automaticamente a entrada do veículo e o horário. Quando o cliente paga pelo terminal ou celular, o software calcula o valor e libera o veículo na saída.
O sistema registra e armazena automaticamente valores, horários, pagamentos e dados do veículo, organizando tudo por períodos específicos.
Não há brechas para fraudes ou cálculo errado nos pagamentos, nem erros na entrada manual dos dados. Você trabalha com a certeza de que nada estará incorreto.
Relatórios financeiros
Com esses registros, o sistema facilita o levantamento e a análise de números. Basta acessar o dashboard — disponível em qualquer dispositivo com internet — e dar alguns cliques. O software gera e disponibiliza relatórios de faturamento, ocupação e horários de pico para análise.
Treinamento de pessoal
O sistema de estacionamento não elimina a necessidade de treinamentos parta os funcionários. Como o sistema automatizado realiza a maior parte das tarefas rotineiras, os treinamentos focam apenas no atendimento ao cliente e na operação básica dos equipamentos.
Em vez de ensinar cálculos manuais, treine o funcionário para auxiliar clientes com dificuldades no totem de entrada e saída.
Manutenção e segurança
A locadora realiza a manutenção preventiva dos equipamentos. Já sua equipe cuida da limpeza e sinalização, pois o sistema automatiza as cobranças.
Essa disponibilidade também faz a diferença na checagem de tópicos relacionados à segurança. O sistema registra os veículos com fotos, integra as câmeras de segurança e exibe informações em múltiplas telas na central operacional.
Sem contar que o seu negócio estará livre de fraudes, não apenas nos pagamentos, mas de golpes como os de avarias ocorridas fora do pátio.
Gerencie o seu estacionamento seguindo essas regras, mas priorize a modernização das suas operações para uma maior eficiência e facilidade para aplica-las.
A CloudPark pode ajudar nesse novo e importantíssimo passo para o seu negócio!
